ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве администрации города Сорска
1. Общие положения:
1.1 Администрация города Сорска (далее - Администрация) в целях эффективной организации архивного дела в городе Сорске реализует полномочия по организации и содержанию архива муниципального образования (далее Архив): Обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в её деятельности, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.
1.2.Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела администрация образует в своем составе муниципальный архив.
1.3.Архив является структурным подразделением Администрации без статуса юридического лица, пользуется гербовой печатью Администрации в установленном порядке. Архив имеет свои печати (штамп для входящих документов, печать для справок, копия верна).
1.4.Архив в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Хакасия, законами Республики Хакасия, нормативно-методическими документами Министерства культуры при Правительстве Республики Хакасия, Уставом муниципального образования город Сорск и другими муниципальными правовыми актами, настоящим Положением.
1.5. Положение об Архиве утверждается Советом депутатов города Сорска. В Положении закрепляются организационно - правовой статус архива, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.
1.6. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих-работников Архива устанавливается главой города Сорска.
1.7.Администрация обеспечивает Архив помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работника.
1.8. При передаче помещения, в котором размещен Архив, другим организациям, Администрация принимает решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов помещения, соответствующего требованиям обеспечения сохранности архивных документов.
2. Задачи и функции.
Основными задачами и функциями архива является:
2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т. ч хранение и учет документов, принятых в Архив, предоставление в установленном порядке учетных данных в Министерство культуры при Правительстве Республики Хакасия:
-проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
-постоянное совершенствование списков - комплектования муниципального архива - своевременное и качественное предоставление документов на запросы граждан - в случае незаконного уничтожения или порчи документов ставит вопрос перед администрацией в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Хакасия о привлечении к ответственности виновных лиц;
- разработка плана работы и качественное его выполнение;
- проведение проверки наличия дел, внесение изменений о составе и объеме фонда в учетную документацию.
2.2 Комплектование apxива документами, имеющими историческое, научное, социально- экономическое, политическое или культурное значение для города Сорска, в том числе:
- составление списков организаций - источников комплектования, которые утверждаются администрацией города Сорска, и согласовывается с Министерством культуры при Правительстве Республики Хакасия, систематическая работа по их уточнению;
- отбор и прием документов постоянного и долговременного сроков хранения в Архив;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве.
2.3. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, архивной информацией, в том числе:
- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования, о составе содержании документов архива по актуальной тематике, исполнение технических запросов юридических и физических лиц на документальную информацию в.т.ч.- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам;
- исполнение социально- правовых и иных запросов граждан, выдачи архивных справок, заверенных копий, и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений, жалоб граждан.
2.4. Осуществление межведомственного информационного взаимодействия при предоставлении муниципальных услуг в архиве:
- формирование и направление межведомственного запроса о предоставлении или информации в органы и (или) организации участвующие в предоставлении муниципальной услуги, в распоряжении которых находятся соответствующие документы и информация;
- формирование и обработка запрашиваемых документов и информации, используемых в рамках муниципальной услуги в виде документа на бумажном носителе или в форме электронного документа.
2.5.Взаимодействие с территориальным отделом Автономного учреждения Республики Хакасия «Многофункциональный центр организации централизованного предоставления государственных и муниципальных услуг».
3.Права
Архиву для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
3.1. Вносить на рассмотрение администрации города Сорска и Министерство культуры при Правительстве РХ предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архиве, участвовать в подготовке и рассмотрении органом местного самоуправления, вопросов архивного дела и делопроизводства.
3.2.3апрашивать и получать от организаций источников - комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе, о состоянии ведомственных архивов, организаций документов в делопроизводство.
3.3. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории города Сорска, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и республиканского архивного законодательства.
3.4. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории города Сорска, обязательные для исполнения указания по организации документов в делопроизводстве.
3.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией и её структурными подразделениями, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
3.6. Входить в состав ликвидационных комиссий организаций для участия в решение вопросов сохранности документов.
3.7. Взаимодействовать в своей деятельности с организациями городского округа, Министерства культуры при Правительстве Республики Хакасия.
3.8. Заверять копии архивных документов.
4. Организация работы
4.1. Архив возглавляет специалист второй категории (заведующая муниципальным архивом). Он является муниципальным служащим и входит в Реестр муниципальных должностей.
4.2. Специалист второй категории (заведующая муниципальным архивом) назначается и освобождается главой города Сорска. Это решение может согласовываться с Министерством культуры при Правительстве Республики Хакасия.
4.3. При смене специалиста второй категории (зав. муниципальным архивом) прием-передача проводится специальной комиссией, включающей представителей Администрации города Сорска, а также Министерства культуры при Правительстве Республики Хакасия.
4.4. Специалист второй категории (заведующая муниципальным архивом) организует деятельность Архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архив задач и функций, пожарную безопасность архива.
4.5. Специалист второй категории (заведующая муниципальным архивом) отчитывается о работе Архива и состоянии архивного дела перед Администрацией города и, в установленном порядке, перед Министерством культуры при Правительстве Республики Хакасия.
Управляющий делами А.В. Журавлева
